Polskie firmy i instytucje muszą nadrobić opóźnienia w transformacji cyfrowej. Według indexu DESI (Digital Economy and Society Index) nasz kraj jest daleko za liderami. Zajmujemy 24 miejsce w Unii Europejskiej – za nami są tylko Grecja, Bułgaria i Rumunia.

Damian Kuraś
wiceprezes Fundacji XBW i dyrektor Instytutu ESG

Nie jest dobrze w Polsce, ale co ciekawe nie najlepiej z transformacją jest w całej Unii Europejskiej. Podczas zakończonego niedawno szczytu cyfrowego w Katowicach, wiceprezes Europejskiego Banku Inwestycyjnego Teresa Czerwińska powiedziała, że jest wielka cyfrowa luka pomiędzy Europą, a innymi rozwiniętymi gospodarkami, szczególnie Stanami Zjednoczonymi i Japonią.  Ta luka to około 1 proc. PKB rocznie.

Drugi problem UE to bardzo duże nierówności w stopniu digitalizacji pomiędzy regionami w samej Europie –  słabo wypadają kraje z południa i wschodu kontynentu, w tym Polska. Szczególnie dotyczy to sektora MŚP – właśnie małe spółki mają największy problem z wprowadzeniem procesów cyfryzacyjnych. Zgodnie z danymi Komisji Europejskiej w 2021 roku tylko 25 proc. polskich małych i średnich przedsiębiorstw osiągnęło przynajmniej podstawowy poziom wskaźnik cyfryzacji.

Do najistotniejszych barier, które utrudniają przedsiębiorstwom rozwój cyfrowy należą: brak kompetencji wewnątrz zespołu i wiedzy o dostępnych systemach oraz informacji o źródłach finansowania transformacji, mały budżet, obawy przed wysokimi kosztami, mała otwartość na zmiany oraz kłopoty z dostępem di niezbędnej infrastruktury – to na przykład zbyt mała liczba szerokopasmowych łączy internetowych.

To, że także małe firmy muszą być gotowe na cyfryzację pokazała pandemia. Lockdowny miały negatywny wpływ na tych przedsiębiorców, którzy prawie z dnia na dzień nie mogli sprzedawać stacjonarnie, a nie zadbali o zaplecze e-commerce lub nie wdrożyli elektronicznego obiegu dokumentów, co znacząco utrudniło im wystawianie i monitorowanie procesów płatności.

Bez wątpienia pandemia przyspieszyła transformację – praca zdalna wymusiła zaprzężenie nowych technologii do naszej pracy. Nie wiemy jak będzie wyglądała pandemiczna przyszłość, dlatego warto zaplanować jak najszybciej transformację cyfrowej w firmie – i warto to zrobić w kilku krokach.

Spójna wizja i strategia to podstawa. Na tym etapie musimy znać odpowiedź na pytania– co spółka chce osiągnąć dzięki transformacji? Jakie działania możemy udoskonalić dzięki cyfryzacji?

Kolejny  krok to przypisanie ról i zadań pracownikom – to może być na przykład powołanie zespołu wdrożeniowego. Nie mogą go tworzyć tylko informatycy, ale także przedstawiciele innych działów, których zmiany będą dotyczyć, np. finanse, sprzedaż, HR. IT nie ma wiedzy na temat biznesu prowadzonego przez spółkę, a menedżerowie nie znają rozwiązań IT – dlatego doświadczenia musimy połączyć.

Jeżeli mamy do czynienia z mniejszymi firmami musimy dokonać wybór zewnętrznych specjalistów, doradców, którzy pomogą nam przeprowadzić transformację w naszej firmie.

W tym procesie ważna jest komunikacja wewnętrzna – wszyscy muszą być zrozumiale informowani co, jak i dlaczego się zmieni w naszej firmie i z czym te zmiany wiążą się dla poszczególnych pracowników. Na początku może być trudno – nie możemy tego ukrywać przed załogą, ale musimy mówić językiem korzyści – dzięki nowym technologiom będzie nam się pracowało łatwiej, szybciej, efektywniej.

Musimy być przygotowani, że pracownicy będą różnie reagować na planowane zmiany. Mamy grupę innowatorów – oni będą napędzać transformację, ale także maruderów, najbardziej opornych na nowy sposób pracy. To duża rola właściciela firmy, zarządu, żeby przeciągnąć ich na cyfrową stronę mocy.

Kolejny krok to wybór metodyki prowadzenia projektu, czasookres, harmonogram – może to być podejście rewolucyjne, czyli bardzo szybka zmiana z firmy analogowej na cyfrową i pandemia zmusiła wiele firm do wyboru takiej drogi. Ale można też zacząć od programów pilotażowych, np. w jednym z działów albo dla jednego procesu – taki pilotaż może nam pokazać jak sobie radzimy, gdzie są słabe, a gdzie mocne strony organizacji.

Musimy też określić budżet jakim dysponujemy – na szczęście cena technologii spada. Mamy tańsze rozwiązania chmurowe, subskrypcje oprogramowania i to wpływa, że wydatki na cyfryzację, szczególnie w małych firmach, nie muszą być bardzo wysokie. Pamiętajmy też o rezerwie na nieplanowane, niespodziewane wydatki, które mogą się pojawić podczas transformacji.

Te koszty warto ponieść. Chyba śmiało już można powiedzieć, że jeśli wkrótce Twoja firma nie zaistnieje w świecie cyfrowym – to praktycznie zniknie z rynku. Warto o tym pamiętać.